Produktiv zu arbeiten kann manchmal eine richtige Herausforderung sein. Vor allem in der Selbstständigkeit, wenn man sein eigener Boss ist, die Termine selbst festlegen kann und man sich auch noch selbst motivieren muss. Wenn man von Zuhause aus arbeitet und einem ständig neue Ablenkungen über den Weg laufen, stellt sich zwangsläufig die Frage: „Produktiver arbeiten – Wie geht das eigentlich?“

Genau dabei möchte ich dir mit diesem Blogartikel helfen:

Gemeinsam definieren wir: Was bedeutet „Produktivität“ überhaupt?

Und daraufhin teile ich fünf einfache Schritte mit euch, die ihr durchgehen könnt, um danach produktiver zu arbeiten.

1. „Produktiver arbeiten“ – Was bedeutet Produktivität überhaupt?

Sehr vereinfacht bedeutet eine gute Produktivität, dass man gute Ergebnisse produziert und das möglichst, indem Input und Output in einem guten Verhältnis stehen.

Da „gut“ aber sehr weit gefasst ist, lasst uns diese Faktoren genauer betrachten

1.1. Gute Ergebnisse

Hier gibt es zwei Ansatzpunkte.

Um wirklich produktiv zu sein, sollten die Ergebnisse qualitativ hochwertig sein. Am Ende der Arbeit solltest du etwas haben, dass du vorzeigen kannst und bestenfalls auch möchtest.

Gleichzeitig könnte man „gut“ in diesem Fall auch mit „sinnvoll“ ersetzen. Es nützt nichts, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen, die dir letzten Endes nichts bringen. Das wäre eine Verschwendung von Ressourcen.

1.2. Ein gutes Verhältnis von Input und Output

Hier wird drauf geachtet, dass du deine Ressourcen wie z.B. Zeit und Geld möglichst sinnvoll nutzt bzw. in welchem Verhältnis Input und Output stehen.

Wenn du 10 Tage und 1.000 Euro investierst, und im Endeffekt einen Blogpost kreierst, der dir nicht wirklich etwas bringt, ist das ziemlich schlecht.

Wenn du allerdings in drei Arbeitstagen und mit 300 Euro Investition (z.B. für Weiterbildung) einen SEO-optimierten Blogpost schreibst, der dir langfristig passiv mehrere Kunden/Kundinnen bringt, mit denen du die Investition rausholst, waren dies definitiv drei produktive Arbeitstage.

Produktiver zu arbeiten bedeutet dementsprechend, mehr qualitativ hochwertige und sinnvolle Ergebnisse zu produzieren, indem du deine Ressourcen bestmöglich nutzt. Dies impliziert auch, dass du nach einer Weile nicht nur qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen solltest, sondern diese auch noch möglichst schnell.

1.3. Effektivität und Effizienz

Das lässt sich dementsprechend auch mit den Definitionen von Effektivität und Effizienz erklären, die beide wichtig sind, um produktiver zu arbeiten:

  • Effektivität = die richtigen Dinge tun
  • Effizienz = die Dinge richtig tun
  • Effektivität = Bringt mich das, was ich gerade mache, weiter an mein Ziel?
  • Effizienz = Erledige ich das auch wirklich so gut/sinnvoll/ressourcenschonend wie möglich?

1.4. Was bringt dich wirklich weiter?

Davon lässt sich also folgende Frage ableiten:

Welche Ergebnisse bringen mich persönlich und meine Karriere wirklich weiter?

Anders formuliert:

Welche Ergebnisse bringen mich näher an mein Ziel?

Wir haben als Solo-Selbstständige tagtäglich allein in unserem Berufsfeld so viele verschiedene Dinge zu tun. Bürokratie, Steuern, Akquise, Sichtbarkeit und Außenauftritt, Weiterbildung, etc. Und das alles neben unserer „eigentlichen“ Arbeit.

Davon müssen wir uns erst einmal ein bisschen distanzieren und fragen: Welche qualitativ hochwertigen Outputs bringen mich tatsächlich wirklich weiter?

  • Für Autoren/Autorinnen könnten das (je nach Tätigkeit) Blogposts, Artikel oder Bücher sein.
  • Für Musiker/Musikerinnen könnten das eigene Songs, Hörproben oder ein größeres Repertoire sein.
  • Für Künstler/Künstlerinnen könnte es die Anzahl an qualitativ hochwertigen Bildern sein, die sie malen.
  • Für Coaches könnten es die erstellten Kurskonzepte, Workshops, Blogartikel oder Newsletter sein.

Für jedes Berufsfeld ist die Antwort unterschiedlich. Sie hängt ganz davon ab: Was stärkt mich, meine Karriere und meinen Expertenstatus? Welche Ergebnisse bringen mich näher an mein Ziel?

TIPP: Bevor du weiter liest: Nimm dir ein Journal, Notizblock oder eine Notiz-App und halte fest:

  • Welche Ergebnisse bringen dich und deine Karriere wirklich voran?
  • Welche Ergebnisse solltest du produzieren, um produktiver zu arbeiten?

1.5. Produktiver arbeiten – Das ist es NICHT:

Produktiver arbeiten heißt nämlich nicht:

  • Immer noch mehr Dinge zu erledigen
  • Die ganze Zeit beschäftigt zu sein
  • Alles zu machen
  • Alles gleichzeitig zu machen

2. Produktiver arbeiten – 6 konkrete Schritte

Jetzt da wir das geklärt haben, gebe ich dir sechs konkrete Schritte mit für eine gesteigerte Produktivität.

2.1. Verschaffe dir einen Überblick

Inzwischen weißt du, was Produktivität für dich bedeutet und hast ganz genau festgehalten, welche Ergebnisse für dich und deine Selbstständigkeit produktiv sind. Da wir uns vor allem am Anfang unserer selbstständigen Karriere aber leider nicht nur damit beschäftigen können, sondern noch andere Verpflichtungen haben, müssen wir uns als erstes einen Überblick verschaffen:

  • Was muss alles getan werden?
  • Welche Tätigkeiten davon fallen unter unsere Definition von Produktivität?

Das kannst du z.B. in Form einer Tabelle tun:

In die Spalten schreibst du all deine verschiedenen Tätigkeitsbereiche.

In den entsprechenden Zeilen hältst du fest, was alles dazugehört und ob die jeweiligen Aktivitäten produktiv sind und wirklich dein Expertenwissen benötigen.

Schon in diesem Schritt bekommst du ein Gefühl dafür, welche Tätigkeiten du alles hast und welche davon du abgeben könntest. Oft kommt nämlich mehr zusammen, als man auf den ersten Blick denkt. Wir können allerdings nicht alles tun und vor allem nicht gleichzeitig. Daher ist der nächste sinnvolle Schritt, dass du alles, was irgendwie auf deiner Agenda steht, priorisierst.

2.2. Produktiver arbeiten, indem du Prioritäten setzt

Alle Aufgaben, die du entweder in dieser Tabelle festgehalten hast oder auch auf deiner regelmäßigen To-Do-Liste findest, solltest du priorisieren. Es kann viele wichtige Dinge geben, aber nur eine wichtigste Sache.

Am liebsten nutze ich dafür die Eisenhower Methode. Sie unterschiedet vor allem zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Wichtige Aufgaben, die wirklich dein Expertenwissen benötigen, solltest du natürlich selbst erledigen. Allerdings gibt es noch weitere Möglichkeiten, wie du mit verschiedenen Aufgaben umgehen kannst.

Überblicktabelle am Beispiel einer Solo-Selbstständigen Musikerin/eines Musikers

Eine mögliche Überblickstabelle als Beispiel

Produktiver arbeiten mit der Eisenhower Methode, die dabei hilft, Aufgaben zu priorisieren.

2.3. Mit verschiedenen Aufgaben richtig umgehen

Aufgaben, die wirklich nicht wichtig sind, kannst du eliminieren. Frage dich: Welche Auswirkungen treten ein, wenn ich X nicht mache. Wenn die Auswirkungen nicht erwähnenswert sind, kannst du damit einiges an Zeit sparen.

Alle Aufgaben, die man irgendwie automatisieren kann, automatisierst du. Das gilt z.B. für Daueraufträge, den automatisierten Verkauf von Produkten und Rechnungserstellung durch externe Zahlungsanbieter oder auch Wege, wie potenzielle Kunden/Kundinnen zu dir kommen können (hoch gerankte Blogposts, Vermittlungsportale, etc.)

Auch wenn das auf den ersten Blick “nur“ Geld kostet, erspart es dir einiges an Zeit, die du mit produktiver Arbeit verbringen kannst.

TIPP: Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die du automatisieren kannst. Allein dadurch wirst du deine Arbeitszeit produktiver nutzen.

Prozesse, die du nicht komplett automatisieren kannst, kannst du optimieren. Das gilt z.B. für vorgefertigte Mails für die häufigsten Kundenanfragen.

TIPP: Frage dich bei jedem Prozess: Wie kannst du ihn für dich und deine Kunden/Kundinnen vereinfachen?

Weitere Aufgaben kannst du delegieren. Vor allem die Aufgaben, die nicht dein Expertenwissen benötigen, kannst du abgeben. Wirf dafür nochmal einen Blick auf deine Tabelle. Vor allem bürokratische Aufgaben oder Recherchen sind Aufgaben, die andere für dich erledigen können. Die Buchhaltung, Steuererklärung, E-Mail-Management, Rechercheaufgaben oder der Kundensupport sind nur ein paar Möglichkeiten.

Frage dich:

  • Gibt es andere Experten/Expertinnen, die diese Aufgaben besser erledigen könnten, als ich?
  • Könnte ein Praktikant nach ein bisschen Einarbeitung diese Aufgabe erledigen?

Natürlich ist es in der Selbstständigkeit nicht von Anfang an möglich, alles vollständig zu automatisieren oder zu delegieren. Aber ein kleiner Anfang kann schon viel ausmachen. Und mit jeder ausgelagerten Aufgabe, gewinnst du mehr Zeit, die du für die wichtigen Aufgaben verwenden kannst. Aufgaben, die explizit dein Expertenwissen benötigen und dich dementsprechend weiterbringen. Dementsprechend kannst du mit jeder delegierten Aufgabe produktiver arbeiten.

2.4. Produktiver arbeiten, indem du alle Ablenkungen eliminierst

Inzwischen hast du einen Überblick und alle Vorbereitungen getroffen, um mit verschiedenen Aufgaben richtig umzugehen. Aber wie arbeitet man nun produktiv, wenn man an den übrig gebliebenen Aufgaben arbeitet?

Wirklich wichtig ist, dass du ein Umfeld hast, dass dir ermöglicht, produktiv zu arbeiten. Du solltest dich fokussieren und wirklich konzentrieren können. Einer der größten Faktoren ist, dass du alle möglichen Ablenkungen eliminieren solltest. Vor allem, wenn du an kreativen Arbeiten sitzt, und selbst etwas kreierst, ist es wichtig, dass du in den Flow kommen und länger an einer Aufgabe arbeiten kannst.

Ein paar Kleinigkeiten mit großer Auswirkung:

  • Eliminiere alle Pop-Ups auf dem Handy und dem Computer.
  • Habe immer nur die wenigen Programme geöffnet, die du für deine Arbeit gerade wirklich brauchst.
  • Wenn möglich: Schalte dein Handy auf Flugmodus oder lege es in einen anderen Raum.
    • Lege Zeiten fest, in denen du erreichbar für Geschäftspartner/-partnerinnen und Kunden/Kundinnen bist.
    • Und halte dich auch daran. 😉
  • Kommuniziere auch mit Mitbewohnern und Mitbewohnerinnen, wenn du dich für einen Zeitraum auf etwas konzentrieren musst.

2.5. Erhöhe dein Expertenwissen

Wie oben schon besprochen, gehört auch der Faktor „Schnelligkeit“ zu deiner Produktivität. Prozesse zu automatisieren, optimieren und delegieren gehört natürlich auch dazu. Aber wie kannst du die übrig gebliebenen Aufgaben, die du persönlich erledigen musst möglichst schnell (und immer noch qualitativ hochwertig) erledigen?

> Indem du dein Expertenwissen und deine Kompetenz erhöhst!

Das heißt, neben deinen täglichen Aufgaben sollte auch Weiterbildung und Üben auf deinem Arbeitsplan stehen, damit du dein Wissen vertiefen, verinnerlichen und Neues noch schneller auffassen kannst. So fallen dir nach einer Weile auch schwierige Aufgaben leichter und werden schneller erledigt.

Alles zählt also auf folgende Aussage ein:

Konzentriere dich so oft wie nur möglich auf die wirklich wichtigen Dinge, die dein Expertenwissen benötigen.

2.6. Nimm deine (Tages-)Struktur unter die Lupe

Und wie schaffst du es, die wichtigen Dinge auch wirklich zu erledigen?

2.6.1. Zeit dafür schaffen

Offensichtlich müssen wir als aller erstes die Zeit dafür schaffen, dass wir diese wichtigen Dinge auch wirklich erledigen können. Die wichtigste Sache des Tages solltest du daher am besten als aller erstes erledigen. So sammeln sich über den Tag weniger Ausreden, Entschuldigungen und Hindernisse an, warum du etwas doch nicht erledigen kannst. Somit beginnst du den Tag direkt mit produktiver Arbeit. Vor allem da am Anfang des Tages sowohl unsere Willenskraft als auch unsere Konzentrationsfähigkeit noch verhältnismäßig frisch ist, als am Ende des Tages.

2.6.2. Ähnliche Aufgaben zusammen erledigen

Damit du dich nicht jedes Mal in neue Aufgaben einarbeiten musst, kannst du Aufgaben einer Art oder ähnliche Aufgaben zusammenführen. Z.B. musst du nicht jede Rechnung einzeln schreiben, sondern könntest einen Nachmittag in der Woche alle finanziellen Aufgaben erledigen und alle Rechnungen schreiben, begleichen und dich um die Buchhaltung kümmern. Das leitet über zum dritten Punkt:

2.6.3. Führe Thementage ein

Das bedeutet, dass du schon vorab entscheidest, an welchen Wochentagen du dich welchen Projekten widmest. Du könntest dich z.B. montags, dienstags und mittwochs deinen Kundenprojekten widmen, donnerstags um die Organisation und Bürokratie und freitags Gruppenmeetings und Finanzaufgaben ansetzen.

So musst du dich nicht jedes Mal neu in Aufgaben einarbeiten, kommst schneller in den Flow, wirst weniger häufig hinaus gerissen, kannst über einen Zeitraum parallel mehrere Aufgaben voran bringen und weißt immer, für welche Tage du welche Aufgaben einplanen kannst.

Alternativ kannst du auch Themenblöcke einführen und z.B. die Vormittage für kreative Arbeit und die Nachmittage für Termine freihalten.

3. Diese Faktoren beeinflussen deine Produktivität!

Wahrscheinlich kennst du das auch: Es gibt Phasen, in denen du unglaublich produktiv bist und in anderen fällt es unglaublich schwer, auch nur irgendetwas zu erledigen. Das ist vollkommen normal und du musst auch nicht immer 110% geben. Doch auch das können wir nutzen: Daraus können wir nämlich schließen, welche Faktoren unsere Produktivität beeinflussen.

Dazu gehören z.B.

  • Eine klare Vision und klare Ziele
  • Deine Motivation
  • Fokus
  • Deine Konzentrationsfähigkeit
  • Ein inspirierendes und motivierendes Umfeld (sozial und physisch)
  • Ordnung bzw. Unordnung
  • Klarheit über deine nächsten Schritte
  • Deine Leistungsfähigkeit. Dazu gehören unter anderem:
    • Dein Expertenwissen
    • Deine körperliche und psychische Gesundheit
  • …

TIPP: Um produktiver zu arbeiten kannst du dich also ganz bewusst fragen:

  • Was beeinflusst meine Produktivität?
  • Was benötige ich, um produktiv zu arbeiten?
  • Und wie kann ich mir dieses Umfeld und diese Voraussetzungen schaffen?

4. Produktiver arbeiten – Zusammenfassung

Fassen wir zum Abschluss die wichtigsten Punkte dieses Blogposts zusammen:

  1. Definiere, was Produktivität wirklich und für dich bedeutet
  2. Verschaffe dir einen Überblick über all deinen Tätigkeitsbereiche
  3. Priorisiere deine Tätigkeitsbereiche und täglichen Aufgaben – Was ist wirklich wichtig?
  4. Automatisiere, optimiere und delegiere alle möglichen Aufgaben
  5. Konzentriere dich auf die wirklich wichtigen Dinge, die dein Expertenwissen benötigen und deine Karriere voran bringen
  6. Erhöhe dein Expertenwissen
  7. Verbessere deine Tagesstruktur
    1. Erledige eine wichtige Aufgabe des Tages als erstes
    2. Erledige ähnliche Aufgaben in Blöcken
    3. Führe Thementage ein
  8. Sei dir darüber bewusst, welche Faktoren deine persönliche Produktivität beeinflussen und schaffe dir ein möglichst förderliches Umfeld.

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veröffentlicht am 23. Juni 2021

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